Kỹ năng đàm phán thương lượng là gì?

1. Định nghĩa 

Kỹ năng đàm phán thương lượng là quá trình trao đổi và thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên để đạt được thỏa thuận chung. Đây được xem phương tiện cơ bản giúp mọi đối tác đạt được sự thỏa hiệp. Có 3 hình thức đàm phán thương lượng thường được sử dụng nhiều nhất là:

• Đàm phán bằng văn bản. 
• Đàm phán qua điện thoại.
• Đàm phán qua cuộc họp, gặp mặt.

Trong quá trình đàm phán, đôi khi giữa các bên không thể tránh khỏi những mâu thuẫn về quan điểm, lợi ích,... Do đó, để giải quyết nhạy bén và linh hoạt trong các tình huống này, bạn cần trang bị kỹ năng đàm phán thương lượng. Kỹ năng này sẽ giúp bạn né tránh “bẫy mồi” trong kinh doanh và luôn ở thế “chủ động”, từ đó mang về nhiều lợi ích nhất cho bản thân.

2. Ví dụ về kỹ năng đàm phán thương lượng

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về kỹ năng đàm phán thương lượng để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này:

• Khi đi khảo sát và chọn lựa được căn hộ ưng ý nhưng giá khá cao so với dự kiến: Với tình huống này, bạn hãy sử dụng kỹ năng đàm phán thương lượng theo dạng không khoan nhượng để dành chiến thắng và mua được căn hộ với mức giá đã đặt ra từ trước. Bởi vì đây chỉ là mối làm ăn không lâu dài. Điều này vừa giúp bạn đạt được mục đích vừa không ảnh hưởng nhiều tới những mối quan hệ làm ăn.
• Với doanh nghiệp mới thành lập và chưa có chỗ đứng trên thị trường thì hãy sử dụng ngay chiến lược đàm phán hợp tác, thay vì chủ động cạnh tranh. Đây được xem là giải pháp làm giảm áp lực từ thị trường và duy trì sức tăng trưởng ổn định cho doanh nghiệp.
• Trong tình huống doanh nghiệp của bạn và đối tác tranh chấp kịch liệt do đối lập với nhau về ý tưởng, mục tiêu kinh doanh,... Lúc này, bạn nên sử dụng kỹ năng đàm phán thương lượng để thỏa thuận nhằm giúp hai bên đạt được mục đích chung và cùng nhau có lợi.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán thương lượng

Thực tế, kinh doanh là một “cuộc đua” gay gắt giữa các doanh nghiệp trên thị trường vì ai ai cũng muốn bán được sản phẩm và mang về lợi nhuận nhiều nhất cho bản thân. Người chiến thắng luôn là người cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu khách hàng và có được nhiều cuộc đàm phán thành công. Để đạt được điều này thì kỹ năng đàm phán thương lượng trong kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng, cụ thể:

• Ký kết được hợp đồng, mua bán với giá cả phù hợp.
• Giải quyết được các mâu thuẫn trong kinh doanh.
• Kết nối doanh nghiệp với khách hàng, đối tác.

8 Kỹ năng đàm phán thương lượng thành công trong kinh doanh

1. Lắng nghe và nhìn nhận từ nhiều quan điểm

Đây là kỹ năng đàm phán thương lượng nghiêng về sự đồng cảm và thấu hiểu. "Đồng cảm" với đối tác không có nghĩa là ủy mị hay mềm yếu mà là khả năng lắng nghe, đặt mình vào vị trí của người khác để nhìn nhận quan điểm từ nhiều khía cạnh. 

Sự đồng cảm luôn gắn liền với sự hiểu biết, bạn nên trình bày mong muốn của bản thân để đạt được một kết quả công bằng trong mọi cuộc đàm phán. Nếu như bên đối tác duy trì quan điểm của họ thì bạn hãy cố gắng tìm mọi cách để thuyết phục và nâng cao vị thế của bản thân. Việc này sẽ giúp bạn tăng cao lợi thế để đạt được thành công.

2. Kỹ năng đàm phán thương lượng là cẩn trọng với những lời đề nghị 

Đây được xem là một kỹ năng đàm phán thương lượng vô cùng hiệu quả và đem lại sự an toàn cao, cụ thể:

• Trong chiến lược kinh doanh, bên nào đưa ra đề nghị trước sẽ tự hạ thấp vị thế và sản phẩm của mình. Do đó, bạn hãy kiên nhẫn chờ đợi đối tác đưa ra lời đề nghị  trước rồi mới thương lượng để được giá hoặc điều kiện tốt hơn so với ban đầu. 
• Đừng vội vàng đồng ý với đề nghị ban đầu bởi điều này chưa chắc là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Hãy cân nhắc những lời đề nghị sau vì thông thường đây sẽ là phương án tốt hơn.

3. Không thương lượng quá nhiều và hạ thấp giá trị sản phẩm

Không thương lượng quá nhiều là một trong những “chìa khóa” để cuộc đàm phán dễ dàng thành công, cụ thể:

• Nếu là người mua: Hãy lên kế hoạch cân nhắc ngân sách, chất lượng để quyết định mức giá có thể chi trả cho nhà cung cấp. Bởi việc quyết đoán và rút ngắn thời gian đàm phán sẽ gia tăng mức độ thành công của việc hợp tác kinh doanh.
• Nếu là người bán: Bạn tuyệt đối không nên thay đổi mức giá quá nhiều, điều này sẽ hạ thấp giá trị sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Hãy đưa ra mức giá mà bạn mong muốn hoặc chỉ nên giảm một ít.

4. Thống nhất điều khoản và lợi ích cân bằng đôi bên

Một trong những nguyên nhân khiến đàm phán thất bại là các bên không dành thời gian cùng nhau thống nhất điều khoản và cân bằng lợi ích. Trong trường hợp này, bạn nên:

• Xác định rõ các điểm mà đôi bên cùng hoặc không đồng ý để đi đến thỏa thuận.
• Khám phá nhiều lĩnh vực có thể thỏa thuận để mang đến sự cân bằng hơn.
• Xác định phạm vi tranh chấp để chủ động kiểm soát và giải quyết linh hoạt vấn đề trong suốt quá trình đàm phán.
• Chủ động đề xuất một số điều khoản công bằng để các bên có thể dựa vào đó khi không còn bất kỳ giải pháp nào.
• Luôn tuân thủ quy luật “có qua có lại” để vừa làm hài lòng khách hàng vừa không khiến bạn rơi vào tình huống bất lợi. Nghĩa là khi ai đó muốn thứ gì ở bạn thì họ phải trao lại cho bạn một thứ khác. Và khách hàng luôn có xu hướng "không muốn bị thua thiệt so với lần mua hàng đầu tiên". Do đó, đừng quá chiều lòng họ để khiến bạn khó xử về sau.

5. Áp dụng chiến lược bán hàng từng phần trong kỹ năng đàm phán thương lượng

Đây là phương pháp giúp gia tăng tỷ lệ thành công trong các cuộc đàm phán, giúp cho khách hàng sao lãng và không lưu tâm tới tổng giá trị sản phẩm. Ngoài ra, ưu điểm của chiến lược bán hàng từng phần là dễ có được đơn hàng bất ngờ và khách hàng cũng cảm thấy thoải mái hơn.

6. Kỹ năng đàm phán thương lượng là đừng nóng vội

Cuộc thương lượng nào cũng cần thời gian và tốc độ nhất định nên nếu kết thúc quá nhanh thì kết quả thường sẽ không được như ý muốn. Do đó, nếu bạn thấy buổi đàm phán kết thúc quá nhanh thì có thể đã có trục trặc xảy ra… Lúc này, bạn cần thật bình tĩnh và suy nghĩ kỹ càng để đưa ra cách ứng phó tốt nhất. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý hành động và lời nói của mình bởi chính điều này có thể sẽ gây ra nhiều bất lợi. Sử dụng lời nói, hành động đúng thời điểm và cố gắng che giấu cảm xúc thật là một kỹ năng đàm phán cần có của người chuyên nghiệp. 

Đặc biệt, sử dụng sự im lặng đúng lúc cũng là một trong những kỹ năng đàm phán thương lượng quan trọng giúp. Ví dụ, nếu xung đột xảy ra trong khi đàm phán thì thay vì lo lắng bạn hãy cố gắng lấp đầy sự im lặng. Bởi người thường xuyên lo lắng sẽ có xu hướng nói ra những điều làm giảm vị thế của mình. Vậy nên, bạn phải thật cẩn trọng và đừng tự tạo cơ hội để đối tác thay đổi quyết định gây bất lợi cho mình.

7. Chân thành và tạo dựng niềm tin - Kỹ năng đàm phán thương lượng hiệu quả

Sự tin cậy chính là cơ sở quan trọng để quyết định buổi đàm phán có thể thành công hay không? Bởi nếu bạn đưa ra nhiều thông tin chính xác hơn cho đối tác, bạn sẽ dễ dàng gây dựng thiện cảm và niềm tin trong mắt họ. Do đó, hãy chuẩn bị kỹ càng trước buổi đàm phán để có thể nói rõ hơn khía cạnh của vấn đề và tìm ra phương hướng giải quyết có lợi cho đôi bên.

8. Đưa ra chiến thuật và lập luận sắc bén

Ngoài các kỹ năng trên, bạn cũng nên áp dụng các chiến thuật như tạo cảm giác khan hiếm, kích thích vào tính tư lợi,... Bởi đây là các chiến thuật giúp đẩy mạnh giá trị sản phẩm của bạn, khiến người nghe muốn sở hữu sản phẩm này ngay lập tức. 

Bên cạnh đó, hãy cố gắng kích thích vào uy tín cá nhân của mình bằng việc đưa ra lập luận sắc bén hoặc các ý kiến của chuyên gia. Bởi mọi người thường có xu hướng nghe theo những phương án của chuyên gia hơn là người bình thường.

Bí quyết giúp bạn gia tăng sự thuyết phục khi đàm phán thương lượng 

Để rèn luyện được kỹ năng đàm phán thương lượng hiệu quả, bạn không nên bỏ qua các bí quyết sau:

• Sự tự tin: Hãy luôn tự tin và tự làm đồng minh của chính mình để mọi vấn đề bạn nói ra đều có sức thuyết phục đối phương.
• Sự thú vị: Mọi người sẽ dễ dàng bị thu hút và lắng nghe với những chủ đề thú vị, do đó hãy cố gắng luyện tập kỹ năng thuyết trình để giúp chủ đề của bạn trở nên thú vị và ấn tượng hơn.
• Có lý: Những vấn đề có tính logic thì luôn được mọi người đánh giá cao hơn. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc “nếu - thì” nhiều hơn để làm được điều này.
• Có tài ngoại giao: Hãy cố gắng nâng cao vị thế của mình trước mắt người đối diện bằng ngữ điệu mạnh mẽ thay vì la hét để lấn át người khác. Và trong khi tranh luận, đừng khiến người khác nghĩ rằng họ ngớ ngẩn khi có ý nghĩ khác bạn, ngay cả khi bạn đúng. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện được sự tôn trọng đối với người khác cũng như giữ được ấn tượng tốt trước mắt họ.
• Khiêm tốn: Không có bất kỳ ai thích người ngạo mạn, tự đắc và luôn cho rằng mình đúng. Do đó, hãy giữ sự khiêm tốn trong mọi tình huống, ngay cả khi bạn đang có vị thế hơn trong buổi đàm phán.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu được khái niệm kỹ năng đàm phán thương lượng và vai trò của kỹ năng này trong cuộc sống.