Thế nào là làm việc nhóm?

Làm việc nhóm được hiểu là một số người cùng hợp tác với nhau để hoàn thành một mục tiêu chung, trong quá trình làm việc nhóm, mọi người sẽ cùng hỗ trợ, tương tác qua lại lẫn nhau, có sự phân chia nhiệm vụ công việc rõ ràng cho từng thành viên nhằm đạt được mục đích đã được giao.

Khó khăn khi làm việc nhóm gặp và cách khắc phục

Bất kể một công việc nào đều có những thuận lợi và khó khăn nhất định, làm việc nhóm cũng vậy. Một số khó khăn thường gặp phổ biến khi làm việc cùng nhau có thể kể đến như là cái tôi bản thân quá lớn, thụ động, ngại va chạm, thiếu sự gắn kết niềm tin,...

1. Cái tôi bản thân quá lớn

Trong một tập thể, một người được gọi là giỏi khi họ có đủ kiến thức và kinh nghiệm để phục vụ cho công việc. Nếu một cá nhân nào tự cho mình là đúng, luôn thể hiện bản thân, phán xét những người khác thường dễ gây ra tranh cãi, xung đột với các thành viên còn lại. 

Chính vì vậy, các cá nhân trong tập thể cần phải cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong cách làm việc, bên cạnh đó là sự lắng nghe, thấu hiểu những quan điểm, suy nghĩ của họ để hướng đến sự phát triển tốt đẹp của mục tiêu chung.

2. Ngại va chạm với các thành viên khác

Ngại va chạm với các thành viên khác là một trong những nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm trở nên khó khăn, không hiệu quả. Tuy nhiên, để giải quyết vấn đề nào đó, việc va chạm với những người xung quanh là điều cần thiết để tìm ra phương án giải quyết công việc một cách tốt hơn cùng với nhau.

3. Thụ động - Khó khăn lớn nhất khi làm việc nhóm

Thụ động trong công việc chính là khó khăn lớn nhất gặp phải khi làm việc nhóm, điều này được thể hiện qua việc khi hợp tác làm việc. Thay vì chủ động đưa ra ý kiến, quan điểm của mình, cá nhân đó chỉ sẽ thụ động trong việc tán thành ý kiến của người khác mà không hề đưa ra suy nghĩ của mình. Những cá nhân như vậy sẽ khiến cho thành quả của đội đi xuống, thậm chí là không tiến triển. 

Cách khắc phục cho khó khăn này đó chính là mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình. Bên cạnh đó, người nhóm trưởng cần có kế hoạch phân chia nhiệm vụ cụ thể cho mỗi thành viên trong nhóm, xác định thời hạn hoàn thành nhiệm vụ một cách chi tiết nhằm tránh trường hợp một vài người “gánh” team, một số khác ngồi không hưởng thành quả.

4. Chưa biết cách xây dựng niềm tin 

Niềm tin là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự hợp tác và phát triển thành công của công việc. Sự thiếu tin tưởng là một khó khăn gây trở ngại vô cùng to lớn đến mối quan hệ đoàn kết giữa mọi người với nhau. 

Để niềm tin được trở nên tốt hơn, bạn cần xây dựng niềm tin bằng cách cố gắng quan sát nhiều hơn về những đồng nghiệp của mình. Bên cạnh đó, tích cực sẻ chia những suy nghĩ, ý kiến của mình để làm tăng thêm niềm tin với nhau, tạo một môi trường niềm tin lành mạnh là việc làm cần thiết để xây dựng niềm tin hiệu quả.

5. Giao tiếp và tương tác kém 

Một tập thể làm việc kém hiệu quả khi giữa các thành viên không có sự chủ động giao tiếp, trao đổi, tương tác với nhau. Điều này dẫn đến tiến trình công việc không mang lại thành quả cao. Việc tạo ra một môi trường làm việc có sự tương tác qua lại thường xuyên như tiếp xúc trực tiếp, gần gũi sẽ giúp cho mọi người hiểu nhau hơn, dễ dàng hòa nhập để phát triển mục tiêu chung một cách tốt đẹp.

6. Không biết cách lắng nghe dẫn đến khó khăn khi làm việc nhóm

Một khó khăn thường dễ nhận thấy khi làm việc nhóm đó chính là không biết lắng nghe. Nguyên nhân của vấn đề này bắt nguồn từ việc mỗi cá nhân trong tập thể luôn coi ý kiến, quan điểm của mình là đúng, không chịu lắng nghe những cảm nghĩ của các thành viên còn lại. 

Thay vì thể hiện bản thân mình một cách thái quá, hãy rèn luyện cách lắng nghe ý kiến từ người khác để tiếp thu thêm cho mình những kiến thức, cũng như nhìn nhận, góp ý và bổ sung cho nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung đã đề ra. 

7. Tiếp cận vấn đề theo triết lý  thắng - thua

Triết lý thắng - thua là tình trạng khá phổ biến mà ở bất cứ lĩnh vực, ngành nghề nào đều có những cá nhân nhận định mục tiêu làm việc như vậy. Hơn thua trong những cuộc tranh luận, cãi vã chỉ làm cho vấn đề tăng thêm sự căng thẳng. 

Hãy đặt lợi ích chung của công ty, doanh nghiệp lên trên lợi ích cá nhân bởi làm việc nhóm không phải là nơi bạn thể hiện cái bản ngã của mình mà đó chính là việc hợp tác cùng nhau phát triển để đạt được kết quả như mong muốn.

8. Mâu thuẫn và xung đột là khó khăn khi làm việc nhóm

Mâu thuẫn hay xung đột là những khó khăn thường thấy trong quá trình làm việc nhóm. Chúng không thể mất đi nhưng có thể được giảm thiểu nếu bạn biết cách giải quyết chúng một cách hợp lý.

Xung đột bắt nguồn từ nhiều lý do như tranh cãi một vấn đề không ai chịu nhường ai, áp lực công việc, bất đồng quan điểm, ganh ghét, thù hằn nhau,... mà hành vi này đều đến từ việc bạn không thể làm chủ được cảm xúc của mình. 

Để giảm thiểu tình trạng này, khi đối mặt với một vấn đề nào đó, đầu tiên hãy giữ bình tĩnh tìm ra nguyên nhân, chia sẻ và lắng nghe ý kiến của mỗi người để từ đó tìm cách tháo gỡ. Có như vậy, các thành viên trong nhóm mới có cơ hội được hiểu hơn về người bạn, người đồng hành với mình bên ngoài tổ ấm như thế nào, điều này còn giúp tạo nên sự tin tưởng lẫn nhau nhiều hơn, hiệu quả hơn.

Những khó khăn khi làm việc nhóm online và giải pháp

Khuynh hướng làm việc tại nhà, “work from home” đang là những hình thức học tập, làm việc được ưu tiên áp dụng và phổ biến rộng rãi hiện nay. Những lợi ích từ việc tham gia quá trình làm việc online đem lại chẳng hạn như hiểu biết thêm về công nghệ máy tính, cách mọi người liên kết, hỗ trợ, tương tác nhau qua màn hình máy tính, các tính năng, phần mềm, kiến thức bổ ích được truyền tải một cách linh hoạt. Tuy nhiên, làm việc online cũng tồn tại một số khó khăn nhất định khiến cho bản thân người trải nghiệm cảm thấy không thoải mái, cụ thể là ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Một số khó khăn khi làm việc nhóm có thể kể đến như là thiếu sự tương tác trực tiếp, hiệu quả làm việc không cao, sao nhãng công việc,...

1. Khó khăn khi làm việc nhóm vì thiếu sự tương tác trực tiếp

Trong công việc, học tập, việc giao tiếp với nhau một cách trực tiếp giúp mọi người dễ dàng hiểu rõ về những vấn đề cần bàn luận, giải quyết với nhau. Nó không chỉ giúp cho quá trình trao đổi diễn ra suôn sẻ, chính xác, không bị gián đoạn mà còn là môi trường để mọi người có thể tương tác với nhau thường xuyên để nâng cao những kỹ năng, ưu điểm của mình một cách thuận lợi. 

Đối với làm việc từ xa, việc tương tác thông qua màn hình máy tính khiến hiệu quả công việc trở nên kém hơn rất nhiều so với quá trình trao đổi trực tiếp. Chẳng hạn như không nắm đủ ý mà cấp trên, quản lý giao phó để hoàn thành nhiệm vụ được phân công một cách tốt nhất.

Trong trường hợp này, người quản lý, cấp trên cần có nhiệm vụ lên kế hoạch để điều hướng nhân viên hiểu rõ những mục tiêu công việc cần giải quyết. Đó có thể là những cuộc khảo sát về những khó khăn mà nhân viên, cấp dưới của mình gặp phải, những cuộc gọi trực tiếp 1:1 để đảm bảo rằng họ hiểu và thiếu, cần những gì để phục vụ cho công việc và để tìm cách giải quyết từng khó khăn một. 

2. Không kiểm soát được hiệu suất của nhân viên

Hiệu suất thực hiện công việc của nhân viên luôn là mối quan tâm hàng đầu mà bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần chú trọng bởi nó ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp rất là nhiều. 

Làm việc online từ xa sẽ gây nhiều trở ngại cho hiệu suất làm việc của nhân viên. Để khắc phục tình trạng này, ngoài việc củng cố tinh thần cho các nhân viên có động lực làm việc, công ty / doanh nghiệp cần xây dựng các cách thức kiểm tra công việc hàng ngày để quản lý, theo dõi tiến độ làm việc của từng người. Đó có thể là những file công việc online như Google Sheet, Dashboard, … Bên cạnh đó là cung cấp các thiết bị hỗ trợ làm việc thích hợp để nâng cao tiến độ hiệu quả công việc. 

3. Tình trạng mất tập trung là khó khăn khi làm việc nhóm online

Một khó khăn phải kể đến khi làm việc nhóm online đó chính là tình trạng mất tập trung, sao nhãng công việc. Khi làm việc online, họ sẽ bị chi phối bởi những hoàn cảnh xung quanh như chăm sóc con cái, dọn dẹp nhà cửa,... Thậm chí ngay cả khi họ sắp xếp cho mình một lịch trình thời gian biểu khoa học, ít nhiều vẫn bị chi phối bởi những mối bận tâm xung quanh. Điều này đem lại những sự mất tập trung nhất định, ảnh hưởng đến năng lực, hiệu quả làm việc không cao.

Cách để giảm thiểu tình trạng này đó là cấp trên cần phải quan tâm hơn đến nhân viên của mình bằng cách động viên tinh thần, giúp họ lấy lại động lực làm việc, lắng nghe những vấn đề họ gặp phải, đồng cảm sẻ chia và không gò bó nhân viên về những deadline thời gian của công việc. Thay vào đó là những sự động viên chân thành đối với nhân viên của mình.

4. Hạn chế khi truyền đạt thông tin

Hạn chế khi truyền đạt thông tin cũng là một khó khăn lớn khi làm việc nhóm từ xa. Cách nhau qua một màn hình, những nội dung, thông điệp cần truyền tải chưa bao giờ là đủ để hiểu và thực hiện hiệu quả. Những người làm việc từ xa cần thời gian làm quen với môi trường đối thoại, làm việc một mình để trở nên tốt hơn. Nắm bắt được những tin tức, xu thế một cách nhạy bén hơn.

Chính vì vậy, việc truyền đạt thông tin online cần phải được phối hợp bằng nhiều hình thức khác nhau, miễn là đem đến cho cá nhân, tập thể những gì trọng tâm cần nắm bắt nhất để phát triển công việc một cách tốt đẹp.

Nhìn chung, khó khăn khi làm việc nhóm là điều luôn gặp phải khi làm việc cùng nhau. Tuy nhiên, nó có thể được giảm thiểu nếu bạn biết cách giải quyết. Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên về những khó khăn khi làm việc nhóm, cách khắc phục từng khó khăn thường thấy đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích để áp dụng vào công việc của chính mình. Để giải quyết những khó khăn khi làm việc nhóm, ngoài việc tiếp thu những kiến thức từ sách vở, những kỹ năng mềm từ những khóa học trực tiếp mang lại cũng giúp ích rất nhiều cho bạn.